Työskentelyn suunnittelu ja organisointi voivat osasta tuntua sanahelinältä ja jopa turhalta asialta. Ei se ole kuin tehdä -asenne, onkin yllättävän yleinen tapa toimia työelämässä. Suunnittelu ja organisointitaitoja vaativan työskentelyvaiheen väliin jättäminen saattaa kuitenkin haastaa työskentelyä monin eri tavoin. Aikatauluissa pysyminen, työskentelyyn keskittyminen tai ylipäätänsä työtehtävien loppuun saattaminen voivat vaarantua.
Työskentelyn suunnittelu ja organisointi ovatkin tärkeä perusta työlle asetettujen tavoitteiden saavuttamiselle sekä työssäjaksamiselle. Suunnittelun ja organisoinnin rooli nousee erityisesti merkitykselliseksi silloin, kun tehtävälista on hyvin moninainen ja useita eri tehtäväkokonaisuuksia pitää saada edistettyä samanaikaisesti, mutta myös silloin, kun kohtaamme työssämme erilaisia muutostilanteita.
Esimerkiksi, maailmanlaajuinen koronakriisi on saanut aikaan työelämäkentällä useita erilaisia muutoksia ja etätyöskentelyyn siirtyminen on yksi näistä.
Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -tutkimuksen alustavissa tuloksissa kävi ilmi, että Suomalaisten työhyvinvointi kehittyi lievän myönteiseen suuntaan koronakevään aikana lisääntyneen etätyöskentelyn ansiosta. Esimerkiksi työnimu kasvoi erityisesti niiden osalta, joilla oli kouluikäisiä tai nuorempia lapsia. Lisäksi yksi työuupumuksen ydinoireesta, krooninen väsymys, väheni. Näistä huolimatta yleisessä hyvinvoinnissa tai mielenterveyteen liittyvissä tekijöissä ei havaittu muutoksia suuntaan tai toiseen, lisäksi nämä muutokset eivät koskeneet niitä, jotka jatkoivat pääasiallisesti lähityöskentelyä.
Etätyöskentelyn lisääntymisellä on selkeästi ollut omat hyvät puolensa, mutta näihin liittyen on myös tuotu esiin useita haasteita, kuten työstä irtautumisen vaikeudet, työtilan järjestelyyn liittyvät seikat, työhön liittyvien sosiaalisten suhteiden ylläpidon haasteet sekä erilaiset etäjohtamisen haasteet. Viitteitä näihin liittyen havaittiin myös edellä mainitussa työterveyslaitoksen tutkimuksessa, kun osa vastaajista oli ilmoittanut kokevansa etätyöskentelyyn liittyvää tylsistymistä sekä yleistä tyytymättömyyttä työhön liittyen.
Etätyöskentelyn lisääntyminen onkin monen kohdalla laittanut ennestään tutut rutiinit uusiksi. Moni etätyöskentelyyn siirtynyt on saattanut esimerkiksi havahtua siihen, kuinka aiemmin rauhassa syöty aamupala on vaihtunut keittiön pöydän ääressä sijaitsevan työpisteen ääreen tai kuinka aiemmin pyörällä taittunut työmatka on vaihtunut muutamaan laahustavaan askeleeseen sängystä suoraan työspisteelle.
Kun kaikki, työ ja muu elämä, löytyy saman katon alta, vaaraksi muodostuu, että työstä irtautuminen käy entistä vaikeammaksi. Esimerkiksi, keskittyminen saattaa herpaantua herkemmin, kun silmiin osuva pyykkikasa odottaa vieressä tai läksyissä apua tarvitseva lapsi keskeyttää työskentelysi.
Hyvät suunnittelu- ja organisointitaidot eivät ole ainoastaan arjen hallinnan kannalta tärkeitä ja hyödyllisiä taitoja, vaan myös välttämättömyys silloin, kun työssä kohdataan erilaisia muutostilanteita.
Muutokset ovat asioita, joihin sopeutuminen vaatii asioiden pureskelua ja sulattelua pieni pala kerrallaan. Kronakriisin aikana etätyöhön siirtyminen tapahtui rytinällä ja siksi ei kannata huolestua, jos edelleen muutaman etätyökuukauden jälkeen koet etätyöhön siirtymiseen liittyviä haasteita.
Etätyön lisääntyminen työn suunnittelun ja organisoinnin näkökulmasta vaatiikin meiltä jokaiselta oman toiminnan muutosjohtamista. Kun tutut rutiinit menevät uusiksi ja etätyöskentely tuntuu hankalalta on järkevää pysähtyä tarkastelemaan oman työskentelyn strukturointia ja siihen liittyviä suunnitelmia.
Mutta millaisia asioita työskentelyn suunnittelussa ja organisoinnissa tulisi huomioida? Ensinnäkin, on hyvä kiinnittää huomiota ihan perusasioihin.
Tiedosta tavoitteesi. Kun suunnittelet ja organisoit arkeasi ja työskentelyäsi, on tärkeää, että olet perillä siitä, mitä sinun tulee suunnitella ja organisoida. Palauta siis mieleesi tavoitteesi, onko se esimerkiksi jonkin tietyn työtehtävän loppuun saattaminen vai kenties etätyöskentelyn tehostaminen ja helpottaminen.
Tarkkuus on valttia. Kun luot suunnitelmia, huolehdi, että ne ovat mahdollisimman tarkkoja ja äläkä jätä asioita epäselviksi. Vastaa siis jokaisen tehtävän kohdalla ainakin seuraaviin kysymyksiin: kuka tekee, mitä tekee, ja milloin tekee. Näin luot jo perus raamit työskentelylle ja niiden etenemiselle.
Suunnittele ajankäyttösi etukäteen. Listaa kaikki käsillä olevat työtehtäväsi ja arvioi paljonko kunkin tehtävän suorittamiseen kuluu aikaa. Näin saat kokonaiskuvan siitä, mitä sinun pitää tehdä ja paljonko sinun tarvitsee varata kalenteristasi aikaa kunkin tehtävän suorittamiseen.
Muista, että et ole robotti. Kun luot itsellesi suunnitelmia ja aikatauluja älä unohda, että jokainen tarvitsee välillä taukoja. Varaa siis aika lounaalle ja pienemmille hengähdyshetkille ja jopa vapaapäiville, joiden aikana siirrät ajattelun hetkeksi pois työstä. Näin luot aivoille ja ajattelulle tärkeitä virkistäytymishetkiä ja helpotat jaksamista ja työhön keskittymistä.
Lisäksi, erityisesti korona-ajan mukanaan tuoman etätyön lisääntymisen näkökulmasta on hyvä pysähtyä pohtimaan, mitä tämä tarkoittaa työsi suunnittelun ja organisoinnin näkökulmasta. Kannustan huomioimaan ainakin seuraavat asiat:
Tunnista omat rutiinisi ja luo tarvittaessa uudet. Etätyöskentelyyn siirtyminen/lisääntyminen on suuri muutos ja siksi työskentelyn suunnittelun ja organisoinnin kannalta on tärkeää, että pysähdyt tarkastelemaan rutiinejasi. Pyritkö esimerkiksi väkisin pysymään kiinni vanhoissa rutiineissa, vaikka niissä pysyminen ei enään ole täysin mahdollista? Tai tuntuvatko uudet rutiinit haastavilta toteuttaa? Millaisia muutoksia voisit nykyisiin rutiineihisi tehdä, jotta työskentely tuntuisi mielekkäämmältä ja helpommalta?
Rauhoita työskentelytilasi. Jos teet töitä kotona, varaa työskentelyä varten oma rauhallinen paikka, jossa voit keskittyä työntekoon ja vielä tärkeämpää, johon voit jättää työsi sitten, kun työpäiväsi on ohi. Tämä on tärkeää työstä irtautumisen kannalta, mutta myös työhön keskittymisen kannalta. Kun työpiste on rauhoitettu työnteolle, ei esimerkiksi kasvava pyykkivuori houkuttele liiaksi pyykkäämään kesken työpäivän.
Älä jää yksin. Etätyöskentely ajautuu helposti siihen, että puurramme yksin työpisteillämme. Unohdamme pitää aktiivisesti yhteyttä työkavereihin tai muihin kollegoihin ja työ voi alkaa tuntua jopa liian yksipuoliselta ja tylsältä. On kuitenkin hyvä muistaa, että halusimme tai emme, ihminen on laumaeläin. Tarvitsemme sosiaalisia kontakteja, se on meille luontaista, mutta myös tärkeää esimerkiksi yritysten kilpailukyvyn ja luovien uusien ideoiden syntymisen kannalta. Pohdi siis, miten voit etätyöstä huolimatta huolehtia sosiaalisten suhteiden ylläpidosta.
Vaihtelua arkeen. Moni saattaa kokea kovaa elektroniikka- ja digiähkyä, erityisesti jos työskentely tapahtuu enimmäkseen etänä. Huolehdi siis siitä, että arjessasi on riittävästi vaihtelua. Voiko esimerkiksi jonkin työtehtävän tehdä muuten kuin tietokoneen ääressä? Tai, lisää työpäivääsi pieni kävely- tai juoksulenkki.
Oman työskentelyn suunnittelun ja organisoinnin tarkoituksena ja tavoitteena ei siis päällimmäisenä ole kauniit tarroilla ja värikoodeilla koristellut kalenterin sivut. Osa hyötyy näistäkin, mutta tämä ei ole kaikille luontainen tapa toimia. Rohkaisen siis jokaista pohtivaan yllä olevaa vinkkilistaa omasta näkökulmastaan ja löytämään juuri itselleen sopivat tavat suunnitella ja organisoida työtään. Sen sijaan, että jätät suunnittelun kokonaan väliin, valitse itsellesi luontaisimmat paikat kirjata asioita ylös ja seurata etenemistäsi. Kun löydät itsellesi sopivan tavan, niin myös suunnitelmien mukaan eteneminen ja toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen helpottuu.
”Tämä teksti on tehty yhteistyössä Oulun yliopiston SISU:a ja digiä yrittäjyyteen –hankkeen kanssa (linkki hankkeen sivuille tässä), jonka rahoittajana toimii ESR (Euroopan rakenne- ja investointirahastot)”
